Veri*factu y Asesores Fiscales: El Fin del Excel

Resumen ejecutivo

• Tras la última prórroga, Veri*factu será obligatorio el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos.
• Los asesores fiscales que entreguen plantillas de Excel a sus clientes corren el riesgo de ser considerados “fabricantes de software” ilegal, asumiendo una responsabilidad millonaria.
• Las multas por emplear programas no homologados o de “doble uso” ascienden a 50.000 euros para el usuario final y 150.000 euros para el distribuidor.
• El sector ecommerce necesita abandonar los procesos manuales e integrar sus canales de venta con sistemas informáticos certificados de forma inmediata.

Imagina la escena. Lunes por la mañana. Tu asesor fiscal de toda la vida te manda un correo de rutina. Lleva un archivo adjunto. “Oye, rellena aquí las facturas de Shopify de este mes y me lo devuelves”. Hasta hoy, eso era el pan de cada día en miles de pymes españolas. A partir de ahora, ese simple clic podría costarle a tu asesor 150.000 euros. Y a ti, 50.000 euros.

Se acabó.

La reciente opinión publicada en Confilegal por el catedrático Javier Martín Fernández ha provocado un auténtico terremoto en los despachos profesionales. Pone sobre la mesa una realidad muy incómoda: bajo la nueva normativa Veri*factu, un asesor que te proporciona un Excel parametrizado para facturar corre el riesgo real de ser clasificado como productor y comercializador de un software de facturación. Si ese Excel no cumple con los estrictos requisitos de Hacienda, las sanciones dinamitan cualquier negocio.

Lo que sorprende es que la mayoría sigue creyendo que Veri*factu es solo para grandes multinacionales o que un simple Excel con celdas bloqueadas con contraseña servirá para capear el temporal. Falso. El Excel ha muerto como herramienta de facturación. Quien te diga lo contrario te está empujando al abismo fiscal.

El Excel en el punto de mira: por qué tu asesor no dormirá esta noche

La Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal es tajante. Prohíbe el software de “doble uso” y exige que todo programa garantice la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Si tu gestor te pasa una plantilla para que metas a mano los pedidos, a ojos de la Agencia Tributaria no te está prestando un servicio de asesoramiento. Te está suministrando un Sistema Informático de Facturación (SIF) en toda regla. Las multas estipuladas en el BOE asustan a cualquiera: 150.000 euros por cada año y versión del programa para el fabricante (tu asesor), y 50.000 euros por ejercicio para el usuario (tú).

Aquí es donde la mayoría se equivoca. Muchos asumen que por ser una tienda de nicho o facturar poco volumen están fuera del radar. La cruda realidad es que las inspecciones tributarias ya no las hacen personas con manguitos rebuscando en cajas de zapatos. Las hacen algoritmos entrenados para cruzar datos.

10% — Solo una de cada diez pymes españolas utiliza sistemas de facturación electrónica en sus transacciones B2B, a pesar de la inminente obligación y de las sanciones aprobadas. Fuente: Estudio Sage 2025

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El impacto directo en tu tienda (y por qué Shopify no te salvará solo)

Si vendes por internet, tu ecosistema es complejo. Tienes pasarelas de pago cruzadas, ventas intracomunitarias, liquidaciones de IVA OSS y miles de microtransacciones. Confiar en un traspaso manual a una hoja de cálculo no solo es una pérdida de tiempo brutal, sino un suicidio legal.

El reglamento exige que cada factura genere un registro informático con una huella digital (hash) encadenada a la anterior. Si modificas o borras la factura número 45, toda la cadena posterior se rompe y el sistema alerta a Hacienda. Por eso, generar un ticket en Shopify y luego pasarlo a mano a un Excel es inviable. Las plataformas extranjeras a menudo emiten comprobantes que no cumplen los requisitos de un SIF español.

Integrar todo este caos requiere contar con una gestoría fiscal para comercio electrónico que sepa conectar tus canales de venta con un software homologado (como Holded, A3 o Quipu) que reporte al fisco sin fisuras. Tampoco puedes ignorar las obligaciones fiscales de los vendedores de Amazon. Descargar los reportes de Seller Central está muy bien, pero si el sistema que emite tu factura final en España permite alterar una coma a posteriori, estás incumpliendo la ley.

Datos Datali: 8 de cada 10 nuevos clientes que llegan a nosotros desde Amazon o Shopify todavía utilizan procesos manuales en Excel que serán directamente sancionables bajo la normativa Veri*factu.

La realidad de los plazos: no es un farol

La Administración prorrogó las fechas, pero el cronómetro sigue corriendo. El 1 de enero de 2027 es la fecha límite ineludible para los obligados por el Impuesto sobre Sociedades. Para los autónomos, el plazo expira el 1 de julio de 2027.

No esperes al último trimestre de 2026. Migrar tu histórico, adaptar las conexiones API de tu tienda online y garantizar que cada línea de código cumple con el estándar de inalterabilidad lleva meses de trabajo técnico. El asesor que se limita a enviarte plantillas de Excel es un lastre para tu crecimiento. Necesitas un socio que entienda de código, de integraciones y de fiscalidad pura.

FAQ

¿Cuándo es obligatorio Veri*factu para mi ecommerce?

Si tributas por el Impuesto sobre Sociedades, la fecha límite es el 1 de enero de 2027. Si eres trabajador por cuenta propia (autónomo) o perteneces al resto de obligados tributarios, tendrás hasta el 1 de julio de 2027 para adaptarte definitivamente.

¿Puedo seguir facturando con plantillas de Excel?

No. El uso de hojas de cálculo o documentos de texto genéricos para facturar dejará de ser legal, ya que no pueden garantizar la inalterabilidad y trazabilidad mediante huella digital encadenada que exige la nueva normativa.

¿De cuánto son las multas por no usar un programa certificado?

La normativa antifraude establece sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio económico para la empresa o autónomo que utilice sistemas no certificados. Para quienes fabrican o distribuyen el software irregular, la multa asciende a 150.000 euros.

¿Es lo mismo Veri*factu que la factura electrónica obligatoria?

Son dos normativas distintas con fines diferentes. Veri*factu regula los requisitos técnicos de los programas de facturación para evitar la manipulación y la doble contabilidad. La factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece) regula el envío de facturas en un formato digital estructurado específico en las relaciones entre empresas (B2B).

¿Qué pasa si uso un software externo no español para mi tienda online?

Todo programa de facturación que utilices para operaciones sujetas en territorio español deberá estar adaptado y certificado según las especificaciones técnicas de Veri*factu. Si el software extranjero no cumple, tendrás que integrarlo obligatoriamente con un sistema local homologado que actúe como puente legal.

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